Referência Legislativa Básica: Normas da Corregedoria Geral da Justiça - Tomo I - Capítulo II: Seção II - Subseção I

Introdução

Seção II
Dos Livros e Classificadores Obrigatórios
Subseção I

Dos Livros dos Ofícios de Justiça em Geral

5. Os ofícios de justiça em geral deverão possuir os seguintes livros:

a) Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, apenas para os cartórios que não estejam informatizados;

b) Ponto dos Servidores;

c) Visitas e Correições;

d) Registro Geral de Feitos, com índice, dispensada impressão no caso previsto no subitem 12.1 deste Capítulo;

e) Protocolo de Autos e Papéis em Geral;

f) Cargas de Autos;

g) Cargas de Mandados;

h) Registro de Sentença, observado o subitem 26.1 deste Capítulo;

i) Registro de Autos Destruídos.

5.1. Além dos livros acima enumerados, os Ofícios de Justiça deverão possuir livro ponto dos oficiais de justiça que prestem serviço junto às respectivas Varas, livro de Registro de Feitos Administrativos (sindicâncias, procedimentos administrativos, representações, etc.) e, no que couber, aqueles demais pertinentes à Corregedoria Permanente, previstos no item 18 do Capítulo I.

5.2. Os livros em geral, inclusive de folhas soltas, serão abertos, numerados, autenticados e encerrados pelo escrivão-diretor, sempre na mesma oportunidade, podendo ser utilizado, para este fim, processo mecânico de autenticação previamente aprovado pelo Juiz Corregedor Permanente, vedada a substituição de folhas. Uma vez completado o seu uso, serão imediatamente encaminhados para encadernação (quando de folhas soltas).

5.3. Haverá nos ofícios de justiça controle, pela utilização de livros de folhas soltas ou outro meio idôneo, da remessa e recebimento de feitos aos Tribunais.

5.3.1. Implementado no sistema informatizado oficial controle eletrônico da remessa e retorno dos autos aos Tribunais, fica dispensado o controle físico pelos cartórios de primeira instância.

5.4. Nos Ofícios de Justiça integrados ao sistema informatizado oficial, os registros de remessa e recebimento de feitos e petições ao Cartório Distribuidor deverão ser formalizados exclusivamente pelas vias eletrônicas.

5.5. Os livros e classificadores obrigatórios serão submetidos ao Juiz Corregedor Permanente para visto por ocasião das correições ordinárias ou extraordinárias e sempre que forem por este requisitados.

6. O livro Ponto deverá ser assinado diariamente por todos os servidores, excetuando-se aqueles que registram o ponto em relógio mecânico, consignando-se horários de entrada e saída.

6.1. O encerramento do livro Ponto deverá ser diário, mediante assinatura do escrivão-diretor ou de seu substituto legal.

7. Não será permitido aos servidores, na assinatura do livro Ponto:

a) o uso de simples rubricas;

b) o emprego de tinta que não seja azul ou preta, indelével.

8. Por ocasião das ausências ou afastamentos, de qualquer ordem, dos servidores, deverá o escrivão-diretor, ou seu substituto legal, efetuar as anotações pertinentes, consignando o motivo do afastamento ou a natureza da falta.

9. No livro de Visitas e Correições serão transcritos integralmente os termos de correições realizadas pelo Juiz Corregedor Permanente ou pelo Corregedor Geral da Justiça.

9.1. Este livro, cumprindo os requisitos dos demais livros obrigatórios, deverá ser organizado em folhas soltas em número de 50 (cinqüenta).

10. Nos Ofícios de Justiça não informatizados ou que, apesar de informatizados, não estejam integrados ao sistema informatizado oficial, será elaborado um FICHÁRIO POR NOME DE AUTOR, o qual servirá como memória permanente do Cartório.

10.1. O fichário será composto por fichas abertas em nome dos autores, organizadas em ordem alfabética, com as seguintes exceções:

a) nos ofícios de justiça criminais, do JECRIM, do júri e das execuções criminais, somente serão abertas fichas em nome dos réus;

b) suprimido;

c) nos ofícios de justiça de execuções fiscais somente serão abertas fichas em nome dos executados;

d) nos casos de litisconsórcio, poderá o Juiz Corregedor Permanente, em razão do grande número de litigantes, limitar a quantidade de fichas a serem abertas, quando será aberta necessariamente uma para o primeiro autor;

e) fica dispensado o fichário em nome de autor para as Cartas Precatórias, entretanto, será aberta ficha em nome do embargante na hipótese de haver Embargos de Terceiro interpostos no juízo deprecado;

f) nos ofícios de justiça da infância e juventude as fichas serão abertas em nome das crianças e/ou adolescentes envolvidos; nos processos em que não se faça menção às crianças e/ou adolescentes, as fichas serão abertas em nome do autor, ou, se este for o Ministério Público, em nome do réu.

10.2. As fichas que compõem o fichário em nome do autor deverão conter as principais informações a respeito do processo, de forma a possibilitar a extração de certidões.

10.2.1. Nos processos cíveis, de família e sucessões, da fazenda pública, da infância e juventude, de acidentes do trabalho e anexo fiscal, deverá ser anotado nas fichas: o n° do processo, o nome, RG e CPF do autor, a natureza do feito, a data da distribuição, o n°, livro e fls. do registro geral de feitos, o n°, livro e fls. do registro da sentença, a suma do dispositivo da sentença, anotações sobre recursos, a data do trânsito em julgado, o arquivamento e outras observações que se entender relevantes.

10.2.2. Nos processos criminais, do Júri e do JECRIM, deve ser anotado nas fichas: o nº do processo, o nome e qualificação do réu, o nº, livro e fls. do registro geral de feitos, a data do fato, a data do recebimento da denúncia, o artigo de lei em que o réu foi incurso, a data da suspensão do processo (art. 366 do CPP e JECRIM), a data da prisão, o nº, livro e fls. do registro de sentença, a suma do dispositivo da sentença, anotações sobre recursos, a data da decisão confirmatória da pronúncia, a data do trânsito em julgado, a data da expedição da guia de recolhimento, de tratamento ou de internação, o arquivamento e outras observações que se entender relevantes.

10.2.3. Nos processos de execução criminal, deve ser anotado nas fichas: o nome e qualificação do executado, as guias de recolhimento registradas, a discriminação das penas impostas em ordem seqüencial, os incidentes de execução da pena, anotações sobre recursos, a suma dos julgamentos, as progressões de regime, os benefícios concedidos, as remições de pena e outras observações que se entender relevantes.

10.2.4. Preferencialmente será escriturada, até o momento do arquivamento dos autos, a ficha do primeiro autor, lançando-se em todas as demais, eventualmente abertas em razão de litisconsórcio, além do nº do processo, do nome da parte, seu RG e CPF, indicação da ficha em que consta a completa escrituração.

10.2.5. Nos Ofícios de Justiça não integrados ao sistema informatizado oficial as fichas que compõem o fichário por nome do autor poderão ser emitidas e escrituradas, até o momento do arquivamento dos autos, por sistema informatizado, oportunidade em que deverão ser materializadas em papel.

10.3. Os Ofícios de Justiça integrados ao sistema informatizado oficial deverão nele cadastrar os mesmos dados mencionados no item anterior e seus respectivos subitens.

10.4. Os Ofícios de Justiça integrados ao sistema informatizado oficial deverão conservar o fichário até então materializado em papel e de que cuida o item 10 e respectivos subitens.

10-A. Nos Ofícios de Justiça ainda não informatizados ou que, apesar de informatizados, não estejam integrados ao sistema oficial, será elaborado um FICHÁRIO INDIVIDUAL, destinado ao controle e registro da movimentação dos feitos, devendo ser aberta uma ficha para cada processo. O fichário será organizado pelo número do processo, em ordem crescente (1/99, 2/99, 3/99, etc.) e com subdivisão por ano.

10-A.1. As anotações feitas nas fichas devem ser fidedignas, claras e atualizadas, de forma a refletir o atual estado do processo.

10-A.2. Quando do arquivamento dos autos do processo, a ficha individual deverá ser grampeada na contracapa, devendo ser reaproveitada no caso de desarquivamento e novo andamento dos autos. Quando da devolução de Cartas Precatórias cumpridas ou da redistribuição de feitos a outras varas, as fichas individuais respectivas devem ser inutilizadas.

10-A.3. Nos Ofícios de Justiça não integrados ao sistema informatizado oficial o fichário individual poderá ser substituído por sistema informatizado de controle e registro da movimentação processual, desde que dele constem informações fidedignas, claras e atualizadas, de forma a refletir o atual estado do processo, extraindo-se uma cópia destas informações, para que acompanhem o processo quando for arquivado.

10-A.4. Nos Ofícios de Justiça de Falências e de Recuperações ou nas seções respectivas dos Ofícios de Justiça em geral, onde houver, o fichário individual, caso não informatizado, será composto por fichas abertas em nome dos empresários e das sociedades empresárias, organizadas em ordem alfabética.

10-B. Nos Ofícios de Justiça integrados ao sistema informatizado oficial, o controle e registro da movimentação dos feitos será realizado exclusivamente pelo mencionado sistema, ficando vedada a utilização de fichas individuais materializadas em papel ou constante de outros sistemas informatizados.

10-B.1 As fichas individuais serão encerradas e mantidas em local próprio no Ofício de Justiça, até a extinção dos processos a que se referem e serão grampeadas na contracapa dos autos, por ocasião de seu arquivamento.

11. No livro Registro Geral de Feitos serão registrados todos os feitos distribuídos ao ofício de justiça, exceto as execuções fiscais e os inquéritos judiciais falimentares que serão registrados em livros especiais.

12. É facultada a organização do Registro Geral de Feitos em folhas soltas, datilografadas, sempre porém protegidas por capa dura e encadernadas ao término do livro formado (modelo próprio).

12.1. Nos cartórios integrados ao sistema informatizado oficial fica dispensada a impressão do livro de registro geral de feitos. As anotações pertinentes a este livro serão cadastradas no sistema.

13. Os Ofícios de Justiça elaborarão balanço anual relativo a seus feitos, do qual constará o seguinte:

1º) Feitos distribuídos no ano;

2º) Feitos vindos de outros anos;

3º) Feitos liquidados no ano;

4º) Feitos que passam para o ano seguinte;

5º) Feitos desarquivados no ano, que voltem a ter efetivo andamento.

13.1. O balanço anual de feitos será mantido em classificador próprio, para guarda de dados estatísticos, como memória permanente do cartório.

14. As precatórias recebidas serão lançadas no livro Registro Geral de Feitos, com indicação completa do juízo deprecante e não apenas da comarca de origem, dos nomes das partes, da natureza da ação e da diligência deprecada; é, porém, dispensável a consignação textual do juízo deprecado.

15. Na coluna "observações" do livro Registro Geral de Feitos, deverão ser anotados o número da caixa de arquivamento dos respectivos processos, bem como as circunstâncias de devolução de precatórias ou de entrega ou remessa de autos que não importem em devolução.

15.1. Nas Comarcas em que a distribuição encontra-se informatizada, ocorrendo determinação judicial para redistribuição, entrega e devolução de autos ou retificação, o escrivão-diretor providenciará, de imediato, o cumprimento da ordem, independentemente do recebimento de folhas soltas para composição do livro de Registro de Feitos ou do fornecimento de etiqueta de autuação. O lançamento devido no respectivo livro será efetuado oportunamente.

15.2. Suprimido.

16. Deverão ser evitadas anotações a lápis no livro Registro Geral de Feitos, mesmo que a título provisório (remessa de autos aos Tribunais); só as saídas de autos, com destino definitivo, deverão ser lançadas no livro, ao passo que as remessas em tal caráter serão simplesmente anotadas nas fichas usuais de movimentação processual.

17. Não deve ser admitido, quando se trate de entrega de autos às partes, ou de remessa através de via postal, que os correspondentes recibos sejam assinados ou os comprovantes colados no livro Registro Geral de Feitos, ainda que na coluna "observações"; esses atos serão adequados ao livro Protocolo de Autos e Papéis em Geral.

18. Haverá livro Protocolo, com tantos desdobramentos quantos recomendem a natureza e o movimento do ofício de justiça, destinando-se ao registro de casos de entrega ou remessa, que não impliquem devolução.

19. Os livros de Cargas de Autos deverão ser desdobrados, segundo a sua destinação, a saber, para o juiz, para o representante do Ministério Público, para advogados, para contador, etc.

20. Haverá também livro Carga de Mandados, que poderá ser desdobrado em número equivalente ao dos oficiais de justiça em exercício, destinando-se um para cada qual.

20.1. Não serão feitas cargas aos oficiais de justiça nos 15 (quinze) dias antecedentes às suas férias marcadas na escala; nesse prazo cumprirão eles os mandados anteriormente recebidos, só podendo entrar em férias sem nenhum mandado em mãos, vedada a baixa para redistribuição.

21. Deverá ser mantido rigoroso controle sobre os livros em geral, sendo que os de carga serão submetidos a visto por ocasião das correições ordinárias ou extraordinárias e sempre que forem requisitados pelo Juiz Corregedor Permanente, que se incumbirá de coibir eventuais abusos ou excessos.

22. Todas as cargas devem receber as correspondentes baixas, assim que restituídos os autos ou mandados, na presença do interessado sempre que possível, ou por este exigido; da restituição deve ser lançada certidão nos autos, com menção do dia, em consonância com a baixa registrada.

23. Serão também registradas, no livro Carga de Mandados, as petições que, por despacho judicial, sirvam como tal.

24. O livro Registro de Sentenças, nos Ofícios de Justiça informatizados com o sistema da PRODESP, será formado com as vias emitidas para tal fim, e que deverão ser autenticadas pelo Diretor do Oficio de Justiça que, valendo-se da fé pública, certificará sua correspondência com o teor da sentença constante dos autos.

24.1. O registro a que alude este item deverá ser procedido em até 48 horas após a baixa dos autos em cartório pelo juiz.

24.2. Quando não for possível colher a assinatura do juiz sentenciante, porque não se encontra exercendo suas funções na Comarca, Foro Regional ou Distrital por onde tramita o feito, a via destinada ao livro Registro de Sentenças deve ter as respectivas folhas autenticadas pelo Diretor do Ofício de Justiça que, valendo-se da fé pública, certificará sua correspondência com o teor da sentença constante dos autos.

24.3. Nos Ofícios de Justiça ainda não contemplados com o sistema informatizado da PRODESP, o livro Registro de Sentenças será formado com segunda via da sentença, assinada pelo juiz de direito, ou com a respectiva cópia reprográfica.

24.4. A decisão relativa a embargos de declaração e a que liquidar sentença condenatória cível, proferida no âmbito do Poder Judiciário do Estado de São Paulo, deverão ser averbadas ao registro da sentença embargada ou liquidada, com utilização do sistema informatizado. Por exceção, a decisão que liquidar outros títulos executivos judiciais (v.g. sentença penal condenatória) deverá ser registrada no livro de registro de sentença, porquanto impossível, neste caso, a averbação.

25. As sentenças registradas deverão ser numeradas em série anual renovável (1/80, 2/80, 3/80, ... , 1/82, 2/82 etc.).

26. Todas as sentenças, cíveis em geral, criminais, mesmo as extintivas de punibilidade, e trabalhistas, deverão ser registradas.

26.1. As sentenças registradas no sistema informatizado oficial com assinatura digital, ou com outro sistema de segurança aprovado pela Corregedoria Geral da Justiça e que também impeça a sua adulteração, ficam dispensadas de registro em livro próprio.

27. Suprimido.

28. Suprimido.

29. Suprimido.

30. Suprimido.

31. Suprimido.