Referência Legislativa Básica: Normas da Corregedoria Geral da Justiça - Tomo I - Capítulo II: Seção III - Itens 33 a 50

Introdução

Seção III

Da Ordem Geral dos Serviços

33. Os ofícios de justiça deverão possuir e escriturar todos os livros regulamentares, observadas as normas específicas de cada um.

34. Os papéis utilizados para escrituração de atos, termos, certidões ou traslados, excluídas as autuações e capas, terão fundo inteiramente branco.

34.1. Nos ofícios e cartas precatórias expedidos deverão constar a Comarca, a Vara, o endereço completo do Fórum remetente, inclusive com o nº do código de endereçamento postal e telefone, bem assim o e-mail institucional.

35. A escrituração, nos livros e papéis, deve ser sempre feita em vernáculo, com tinta preta ou azul, indelével.

35.1. É vedado o uso de:

a) tinta de cor diferente da prevista no item anterior;

b) borracha, detergente ou raspagem por qualquer meio, mecânico ou químico.

36. Na escrituração dos livros e autos, deverão ser evitados erros, omissões, emendas, rasuras, borrões ou entrelinhas, efetuando-se, quando necessário, as devidas ressalvas, antes da subscrição do ato, de forma legível e autenticada.

37. As anotações de “sem efeito” deverão sempre estar datadas e autenticadas com a assinatura de quem as haja lançado nos autos.

38. Deverá ser evitado o uso de espaço número um nos atos datilografados.

39. Nos autos e nos livros, deverão ser evitados e inutilizados os espaços em branco.

40. Ao expedir certidão, o escrivão-diretor dará a sua fé pública do que constar ou não dos livros, autos ou papéis a seu cargo, consignando a designação, o número e a página do livro ou processo onde se encontra o assentamento.

40.1. As certidões em breve relatório ou de inteiro teor serão expedidas no prazo de 5 (cinco) dias, contados da data do recebimento em cartório do respectivo pedido.

40.2. Serão atendidos em 48 horas os pedidos de certidões de objeto e pé formulados pelo e-mail institucional de um cartório judicial para outro. A certidão será elaborada, materializada, e encaminhada pelo cartório judicial diretamente para a unidade solicitante.

40.3. Dentre as obrigações dos senhores diretores dos cartórios judiciais está a de abrir diariamente os seus e-mails institucionais.

41. Os recibos de correspondência deverão ser arquivados em pastas próprias dos ofícios de justiça, após os devidos lançamentos.

42. Os livros e papéis em andamento ou findos deverão ser bem conservados e, quando for o caso, encadernados, classificados ou catalogados.

42.1. Após revisados e decorridos 2 (dois) anos do último registro efetuado, os livros de carga e demais papéis, desde que reputados sem utilidade para conservação em arquivo, poderão ser, por qualquer modo, inutilizados mediante prévia autorização do Juiz Corregedor Permanente.

42.2. O pedido será feito pelo escrivão-diretor, que consignará os elementos indispensáveis à identificação do livro ou papéis, arquivando-o, a seguir, em classificador próprio, com certidão da data da inutilização.

43. As certidões, alvarás, termos, precatórias, editais e outros atos de sua atribuição serão subscritos pelos escrivães-diretores, logo depois de lavrados.

44. Deverão ser colhidas as assinaturas do juiz, dos procuradores, das partes, das testemunhas e dos escreventes, em livros, autos e papéis, imediatamente após a prática do ato.

44.1. Fica vedada a utilização de chancela e de qualquer recurso que propicie a reprodução mecânica da assinatura do juiz.

45. Na capa ou autuação do processo, serão sempre consignados o número correspondente ao livro Registro de Feitos, o número do processo, seguido de barra e menção do ano, bem como a data e a folha em que se acha o registro.

45.1. Nas execuções fiscais será anotado na capa, em moeda nacional corrente, o valor de alçada recursal (artigo 34, caput e § 1º, da Lei nº 6.830/80), apurado segundo critério de atualização definido pelo juiz do processo.

45.2. Quando da reiteração de embargos de declaração reconhecidamente protelatórios (art.538, parágrafo único, do CPC), a multa imposta, cujo recolhimento é condição de procedibilidade de qualquer outro recurso, deverá ser anotada pela Serventia na capa dos autos, indicando a folha onde foi aplicada essa penalidade.

45.3. Havendo recurso tramitando no Tribunal competente, e encontrando-se os autos principais em Primeira Instância, no caso de imposição de multas previstas no artigo 798, § 3º e no artigo 855 do Regimento Interno do Tribunal de Justiça, comunicadas estas pelo respectivo Tribunal, deverá a Serventia anotar a sua imposição na capa dos autos, indicando a folha onde foi aplicada a correspondente penalidade.

45.4. Nos cartórios integrados ao sistema informatizado as anotações do item 45 não precisam ser lançadas na capa dos autos.

46. Os escrivães-diretores ou, sob sua supervisão, os escreventes farão a revisão das folhas dos autos que devam subir a despacho ou ser remetidos à Superior Instância.

46.1. Em caso de erro na numeração, certificar-se-á a ocorrência, sendo vedada a renumeração.

46.2. Na hipótese de numeração repetida, acrescentar-se-á apenas uma letra do alfabeto em seqüência (188-a, 188-b, 188-c etc.), certificando-se.

46.3. Somente serão formados autos suplementares quando da remessa dos autos à segunda instância se o processo envolver questão de alto risco conforme determinação judicial.

46-A. Nos feitos vinculados à área infracional da Infância e Juventude, a representação terá numeração própria, apondo-se o número da folha, seguido da letra “r” (1-r; 2-r; 3-r...).

46-A.1. A numeração da comunicação do ato infracional será sempre aproveitada de forma integral.

46-A.2. Em caso de erro na numeração, certificar-se-á a ocorrência, sendo vedada a renumeração.

46-A.3. Na hipótese de numeração repetida, acrescentar-se- á apenas uma letra do alfabeto em seqüência (188-a, 188-b, 188-c etc.), certificando-se.

46-B. Antes da subida dos recursos à Instância Superior, deverá o escrivão-diretor certificar nos autos eventuais suspensões de expediente havidas no período que vai da data da intimação às partes da sentença ou do despacho que provocou o inconformismo, até a data em que foi protocolada a petição que contém o recurso, com as especificações e motivações respectivas.

47. Os autos de processos não poderão exceder de 200 (duzentas) folhas em cada volume, excetuados os casos especiais, decididos pelo juiz.

47.1. Em nenhuma hipótese será seccionada peça processual com seus documentos anexos, mesmo a pretexto de ter o volume atingido 200 (duzentas) folhas, podendo, neste caso, ser encerrado com mais ou menos folhas.

47.2. Poderá, entretanto, formar-se um só volume para encerrar uma única peça processual que contenha mais de 200 (duzentas) folhas.

47.3. O encerramento e a abertura de novos volumes serão efetuados mediante a lavratura das respectivas certidões, em folhas regularmente numeradas, prosseguindo sem solução de continuidade no volume subseqüente.

48. Os escrivães-diretores enviarão os autos ao juiz ou ao órgão do Ministério Público no dia em que assinar o termo de conclusão ou de vista, não sendo permitida, sob qualquer pretexto, a permanência de autos em cartório com tais termos.

48.1. Nenhum processo será entregue com termo de vista, a promotor de justiça ou advogado, sem prévia assinatura no livro de carga e descarga.

48.2. Será feita carga, igualmente, dos autos conclusos ao juiz e que não receberem despacho ou não forem sentenciados até o final do expediente do dia.

48.3. Se o juiz se recusar a assinar, ficará isto consignado no assentamento da carga.

49. Os termos de movimentação dos processos, regularmente datados, deverão ser preenchidos com os nomes, por extenso, dos juízes, representantes do Ministério Público, advogados, ou daqueles a quem se refiram.

50. Não será permitido o lançamento, nos autos, de cotas marginais ou interlineares, ou o uso de sublinhar palavras ou expressões, à tinta ou a lápis, devendo o escrivão-diretor ou escrevente, ao constatar irregularidade tal, comunicá-la incontinenti ao Juiz Corregedor Permanente.