Arquivologia
Avaliação de Documentos

O processo de avaliação de documentos de arquivo é feito através de pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de documentos, indicando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente, com identificação de seus valores primário e secundário, devendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissionais das unidades organizacionais as quais os documentos serão avaliados, economistas e etc.

"A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos." (Fonte: http://arquivologia.multiply.com/journal/item/14)

Schellenberg (1956, 1965) desenvolveu toda uma teoria de valor, pela qual se tornou conhecido, de acordo com Cook (1997), como o pai da avaliação arquivística. Essa teoria propõe dois tipos de valores aplicáveis ao contexto dos arquivos: valor primário e valor secundário.

Os valores inerentes aos registros públicos modernos são de dois tipos: valor primário para a gestão de criação e valor secundário para outras instâncias e utilizadores. Os documentos públicos são gerados para realizar as finalidades para as quais um organismo foi criado: administrativo, fiscal, legal e operacional. Os documentos públicos são preservados em uma instituição arquivística definida, porque têm um valor que existirá por longo tempo, mesmo depois que cessam de ser do uso corrente e porque terão valores importantes para outros usuários que não os atuais. (HSCHELLENBERG, 1984, p.58)

Princípios Fundamentais da Avaliação Arquivística

a) a função avaliação arquivística visa, essencialmente, à composição de um patrimônio documental;

b) seu mérito está no fato de permitir preparar material documental necessário para a pesquisa histórica;

c) a avaliação é um processo de determinação de valor assegurado pelo arquivista. Este processo deve ser formal, sistemático e claramente definido;

d) como conceito central relativo à função avaliação, o valor dos documentos deve ser claramente definido, justificável e, sobretudo, contemporâneo à época ou ao período de sua criação. Neste sentido, Booms (1987, p. 104) acrescenta: “ Construindo uma tabela conceitual histórica, que servirá de modelo à herança documental, os arquivistas não devem seguir os conceitos de valor de acordo com a sua própria época, mas antes, de acordo com o valor que governa a época na qual o material foi criado.";

e) os julgamentos do arquivista devem ser formulados a partir do contexto social. Este princípio, entretanto, supõe também que os documentos, como tais, não tenham valor intrínseco. Este valor é atribuído após a avaliação feita pelo arquivista. É importante salientar a esse respeito, porém, que o arquivista é chamado a ouvir a opinião de especialistas para deduzir os valores dominantes que regem tais documentos. Consequentemente, esse profissional deve ter uma visão global sobre o desenvolvimento social e as diferentes mudanças ocorrentes na sociedade. Em outros termos, a missão de identificação do valor dos documentos de arquivos que o arquivista é chamado a assegurar decorre, de acordo com Booms (1987), da realidade social e dos valores contemporâneos ao documento. (Fonte: http://www.periodicos.ufsc.br/index.php/eb/article/viewFile/7199/6646)