Para refletir: Imagine um conjunto enorme de dados, como por exemplo a base de dados do buscador Google. Onde estão os dados ? Qual a sua natureza ? Como coletá-los ? Como classificá-los ? Como organizá-los ? Como classificar sua importância relativa ? Como armazená-los ? Como disponibilizá-los ? Enfim, há um sem-número de questões inerentes ao tema... Este é, de maneira simples, o objeto de atenção da arquivologia ou arquivística.
O diagnóstico de arquivo, de acordo com Evans e Ketelaar (1983), pode ser entendido como sendo a análise da situação dos arquivos em relação ao tratamento da informação orgânica
O diagnóstico elaborado por Evans e Ketelaar (1983) (...) é apresentado sob a forma de questionário, o qual é dividido em nove grupos: 1 - apresentação geral; 2 - legislação e normas; 3 - recursos humanos; 4 - recursos financeiros; 5 - edifício e materiais; 6 - fundos; 7 - métodos e processos de trabalho; 8 - serviços oferecidos e 9 - centros de documentação. < Fonte: Arquivística.net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 70-84, ago./dez. 2006 >
De forma mais direta: é importante que o candidato perceba a importância do diagnóstico como etapa fundamental em que se passa a examinar e conhecer o documento em suas múltiplas "facetas" (natureza, importância, função, finalidade, conteúdo, forma e etc. etc.)
Coletamos conteúdo de valor, abaixo transcrito, no site da Revista Ciência da Informação (site que recomendamos seja mais detidamente examinado):
"O pré-diagnóstico e o diagnóstico devem ser o ponto de partida para os projetos de organização de documentos, subsidiando a proposta de modelos de classificação, avaliação e descrição apropriadas, visando a um destino final eficiente e eficaz.
O levantamento geral dos dados sobre as atividades, fluxo informacional, estruturas e funções retratam a concepção que a instituição/organização tem sobre a importância e valor da informação.
O tratamento da informação, com a finalidade de recuperação e uso, supõe conhecimento e aplicação conjunta de teoria, metodologia e prática. É necessária a atenção especial no diagnóstico, na constituição, na manutenção, ou seja, na gestão de arquivos. Todas as tentativas fora dessa teoria redundarão em pseudo-arquivos onde tudo se acumula e nada se localiza."
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